Proje Prosedürleri El Kitabı, proje ekibinin sorumlulukları, yetkileri ve projenin yürütümü sırasında izlenecek sistem, metot ve prosedürler açık bir şekilde açıklayan el kitabıdır. Bu kitapta aşağıdaki hususlar bulunmalıdır :

·         Bütçe ve projenin maliyetlerini izleme ve kontrol etmeye yönelik sistemler

·         Kalite güvence programı ve bunun nasıl hayata geçirileceği

·         Proje iş programı ve bunun nasıl oluşturulup, yerleştirilip nasıl güncel tutulacağı

·         Belirli proje sistem metot ve prosedürleri (teklif alma, ödemeler, değişiklik istekleri, onaylar, yazışmalar, raporlar, performans kayıtları, talepler için verilen kararlar)

·         Sorumluluklar ve yetki sınırları

·         Yazışma dağıtım matrisi

·         Güvenlik programı

·         Kontrol listeleri

·         Toplantılar(tipleri ve hangi sıklıkla yapılacağı)

·         Kullanılacak formların örnekleri

·         Detaylı teklif ve yapım aşaması prosedürleri

·         Ana yükleniciler arasındaki koordinasyon

Tasarım Öncesi Proje Konferansı

Konferansın genel amacı proje hedeflerinin, projeye yaklaşımının ve proje prosedürlerinin mal sahibi, tasarım profesyoneli ve inşaat proje yöneticisi tarafından anlaşılmasının sağlanmasıdır.

Yönetim Bilgi Sistemleri

Bu sistem, bilgi ihtiyaçlarını, veri kaynaklarını, zaman ve maliyet kontrol unsurlarını, çıktıları ve sistemin nasıl kurulup yerleştirileceğini ortaya koyar. Raporların sıklığı ve dağıtımı ve kayıt tutma politikası bu sistemle oluşturulmuş olur.

Gelen ve giden evrak kayıtları, periyodik (günlük, haftalık, aylık) performans raporları, çizim çizelgeleri, onay istekleri, değişiklik istekleri ve onayları, satınalma onayı, malzeme kontrol, toplantı notları sözlü talimatların onayı, muayene ve testler, hava şartları, sözleşmeye uygun olmayan işler hakkında notlar, çizelgeleme kayıtları ve saha fotoğrafları ile ilgili kapsamlı bir arşiv oluşturulmuş olunur.

Finansal durumun planlanan ve gerçekleşeni de gösterecek şekilde raporlanması hem Malsahibinin hem de Proje Yöneticisinin mevcut kaynakları izleme ve etkin olarak kontrol etmelerine yardımcı olacağından tasarımı önemlidir. Finansal raporlama; bütçelenen, taahhüt edilen, harcanan kaynakları, projenin geri kalan maliyetleri, faturaları, ödemeler ve kesintileri, değişiklikleri, planlanan toplam maliyeti ve planlanan nakit akışını kapsamalıdır.

İnşaat proje yöneticisi malsahibi ve tasarım danışmanı ile birlikte çalışanlarla görüşmeler yaparak, proje yönetim ekibine gereken enformasyonun sıklığı, tipi ve şekli ile ilgili raporlama sistemini oluşturmalıdır. Ana Çizelge, devam eden işler çizelgesi,çizimlerin çizelgesi, bütçe ve hizmet maliyetleri, tasarım servisleri için  kabul edilen yada onayda bekleyen değişiklik talimatları ve bunların sıklığı en asgari düzeyde belirlenmelidir.

TASARIM EVRESİ

Tasarım aşamasının amacı malsahibinin zaman, performans ve bütçe beklentilerini karşılayacak şekilde ihale edilebilecek bir projeyi tanımlayan bir doküman setini oluşturmaktır. Bu kapsamda yapılması gerekenlerin ana başlıkları şunlardır.

·         Tasarım dokümanlarının incelenmesi

·         Dokümanların Dağıtımı

·         Sözleşmeler

·         Genel ve Özel Şartlar

·         Halkla İlişkiler

·         Proje Finansmanı

Hızlı ve etkin proje tamamlaması, başarılı bir proje için önemli bir husustur. Bu aşamada proje yöneticisinin sorumlulukları; ödemelerle ilgili son dokümanları hazırlama ve sunma, işletme ve bakım el kitaplarının hazırlanmasını organize etme, imalat resimlerini toplama, yüklenicileri izleme, ekipman ve/veya sistemleri teslim ve devreye alma şeklinde sıralamak mümkündür.

Bir sonraki yazıda Maliyet Yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002