İnşaat Proje Yönetimi Temel İlkeleri -4 (Dr. Murat Kuruoğlu)

İnsanları, ekipmanları, araçları ve parayı projede en etkin biçimde kullanmak için, etkin çalışan bir süre yönetim sistemine ihtiyaç vardır. Doğru planlama, programlama ve koordinasyon projenin istenen kalitede, zamanda ve öngörülen bütçe içinde tamamlanması açısından da gereklidir.  Bu bölümde proje yöneticisinin zaman yönetimindeki temel görevleri olan program  geliştirme, izleme ve uygulama ile düzenli rapor hazırlama konuları açıklanmıştır.

ÖN TASARIM EVRESİ

Master İş Programı

İnşaat proje yöneticisi tasarım, tedarik ve yapım için çeşitli seçenekler ve önerilerini oluşturduktan sonra, projenin master programını hazırlayarak malsahibinin onayına sunar.

Ara Terminleri Gösteren İş Programı

Ara terminleri gösteren iş programı, master iş programındaki kilit noktaları gözler önüne serer. Bu program, tasarımcının seçilmesi, onun yönlendirilmesine ilişkin toplantılar, tahmini maliyet/yarar  analizlerinin teslimi ve proje evrelerinin tamamlanması hususundaki tarihleri gösterebilir.

TASARIM EVRESİ

Master İş Programının Takibi

Master İş Programı düzenli olarak işin gidişini (gelişimini) yansıtacak biçimde güncellenir. Projenin kapsamı bu evrede belirlendiğinden, inşaat proje yöneticisi Master programın revize edilmesi hususunda önerilerde bulunur. Bu revizyonlar, malsahibinin verdiği ve tasarımcı ile diğer taraflara dağıttığı değişiklik talimatları sonucu yapılırlar.

Tasarım İş Programı

Tasarımcı, inşaat proje yöneticisi ile ortaklaşa çalışarak,  tasarım evresi gereksinimlerinin planlanma ve uygulanması için realist bir (tasarım) iş programı hazırlamalıdırlar.

Ara Termin İş Programının İzlenmesi

Yukarıda belirtilen güncelleme, ara terminler iş programındaki tarihler açısından yapıldıktan sonra yeni ara terminler iş programı, malsahibinin onayına sunulur.

Yapım İş Programı

İnşaat proje yöneticisi, teklif dosyasına (teklif verecekler için hazırlanan dokümanlara) eklenmek üzere bir teklif öncesi yapım iş programı geliştirmeli ve bunda başlıca ara terminler bulunmalıdır.

Bolluk

İnşaat proje yöneticisi malsahibi ile birlikte, iş programının çeşitli işlem dizilerinin oluşturduğu yollardaki bollukların inşaat süresince nasıl kullanacağını belirlemelidirler.

İHALE VE SATINALMA (TEDARİK) EVRESİ

Yüklenicinin Yapım İş Programı

İnşaat proje yöneticisi teklif sahiplerinin iş programının hazırlanması, gerçekleştirilme sorumlulukları ve ihale dosyasında istenen tüm program ve raporlara uyuma katkıda bulunmasılıdır. İhaleyi alan yüklenici, iş programı hazırlama sürecinin bir parçası olmalıdır. İnşaat proje yöneticisi master iş programını teklif sahiplerine verirken sözleşme dokümanlarına göre yüklenicilerin iş programının geliştirilmesine katkı ve yükümlülükleri hususunda kendilerini aydınlatmalıdır.

YAPIM EVRESİ

Yapım İş Programı / Master İş Programı

Proje Yöneticisi, yüklenicinin onaylanan (yapım) iş programı ile master  programını düzelttikten sonra malsahibinin onayınına sunar. Yüklenicinin yapım iş programı, hakediş fiyatlarının yüklenmesinden sonra hakediş ödemeleri için kullanılabilir.

İş Programının İzlenmesi

İş Programının güncellenmesinde hedef, işin fiili (gerçek) gidişinin planlanan ile karşılaştırılarak tarafların işi, öngörülen tarihte bitirebilmesi için nasıl çalışacaklarını gösteren gerçekçi ve eksiksiz bir raporun hazırlanmasıdır. Kontrol için aşağıdakilerin yardımından yararlanabilir;

Ø       yüklenici ve proje ekibinin performanslarını en az aylık olarak inceleyip değerlendirebilir,

Ø       projeye katılanların yapım verilerini toplayıp analiz için sistematik bir süreç oluşturabilir,

Ø       düzenli proje toplantıları için bir program yaparak, her ekip üyesinin güncelleme toplantılarına programın durumunu gösteren verilerle gelmesini isteyebilir,

İnşaat proje yöneticisi iş programını izleme sürecinde, fiili gerçekleşmeyi kaydederek özellikle süre uzatımı taleplerinin analizinde kullanabileceği bir araca kavuşabilir.

Ağ diyagramı tekniği ile hazırlanan iş programlarının sözleşme şartları gereği olması halinde proje yöneticisi bu programları hakediş ödemeleri, tahakkuk ve nakit akışı projeksiyonlarında kullanabilir. Proje yöneticisi buna dayanarak hakediş ödeme raporları ve güncellenmiş nakit akış tahminlerini (projeksiyonlarını) hazırlar.

Süre Uzatmaları/Etki Analizleri

Süre uzatımlarını ilgilendiren (süre uzatımı talepleri onayları, reddedilen veya bekleyen talepler ile ilgili) tüm bilgiler inşaat proje yöneticisi tarafından her sözleşme veya proje için kaydedilip dosyalanmalıdır.

Yapıma başlayınca inşaat proje yöneticisi proje süresinde karşılaşılan  kritik gecikmelerin projeye süresel etkisini miktar olarak belirlemelidir. Kritik gecikmenin hesabı, ağ diyagramı üzerinde kritik gecikmelerin proje süresine etkisini saptayan bir tahmin yöntemi (süresel etki analizi) ile yapılır.

Projenin başarı şansını artırmak için sözleşmeye, yüklenicinin zaman etki analizi hazırlayıp onaya sunması hususunda ayrıntılı bir prosedür yazılabilir. Bu prosedürde, ilgili analizin hazırlanması, onaya sunuş, onaylanma biçimi ve revizyonların mevcut programa nasıl alınacağı belirtilmiş olmalıdır. İnşaat proje yöneticisinin etki analizlerini yükleniciden bağımsız olarak yapması, kendisine bu konuları yüklenici ile en erken sürede tartışma, pazarlık etme ve sorunlara çözüm getirme olanağını verecektir.

Her süre – etki analizi, Master İş Programına, geçerli iş koşullarına, kritik gecikmesi olan işin fiziksel miktarına, kullanabilir işgücü, ekipman ve malzeme potansiyeline dayandırılmalıdır.

Etki analizi raporunda şunlar bulunmalıdır: işin gereği gibi tanımı ve açıklaması, sözleşme maddeleri, çizim, şartname, eskizler v.s.’ye göndermeler, etki değerlendirme hesabının ayrıntısı (ağ diyagram hesabı ile yapılan işin fiziksel miktarı dahil) ve işin gecikme ile ilgili koşulları.

Gecikmeye ilişkin etkileşim ve yüklenici taleplerinin sürekli izlenmesi karmaşık konulardır. Burada en basit yaklaşım, malsahibi ve yüklenici açısından zamanın para demek olduğunu; dolayısıyla, gecikmelerin derhal incelenip sonuçlandırılması gereğini unutmamaktır.

Gecikmeyi Kapatma Programı

Zaman zaman inşaat proje yöneticisi çeşitli nedenlerle ortaya çıkan gecikmelerin ve/veya süre kayıplarının ortadan kaldırılması hususunda yüklenicinin yönlendirilmesini önermek zorunda kalabilir. Yüklenicinin performans düşüklüğü nedeniyle iş programının gerisinde kalması halinde malsahibi, sözleşmeye göre, yüklenicinin maliyeti kendisi tarafından karşılanarak gecikmeyi kapatmasını isteyebilir. Bu tür haklar, özellikle iş programlarının ağ diyagramları ile yapıldığı pek çok sözleşmede bulunmaktadır.

İş Programında meşru nedenlerle gecikmenin ortaya çıkması halinde proje yöneticisi ve ilgili yüklenici, kalan sürede gecikmeyi kapatma (telafi) olanaklarını incelerler. Her durum (olanak), sözleşmenin ilgili maddeleri ışığında incelenmelidir.

Hak Taleplerinin Değerlendirilmesi

Yapım işinin sonuna yaklaşıldığında veya iş tamamlandığında, inşaat proje yöneticisinin o güne kadar sonuçlandırılmamış veya geçici kabulden sonra verilmiş hak taleplerinin incelenip karara bağlanması gerekebilir. Haklı bulunan taleplerde inşaat proje yöneticisi vakaları inceleyerek her talebi mal sahibinin kabul edebileceği biçimde açık ve somut olarak ifade etmeli, kendisine bununla ilgili belge ve savunmaları sağlamalıdır.

Malsahibi kendine sunulan tüm talepleri bir hukukçuya inceletmelidir.

YAPIM SONRASI EVRE

Yerleşme Planı

İnşaat proje yöneticisi malsahibinin projeden en kısa sürede yararlanması, kolaylıkla gelir elde etmesi doğrultusunda, rahatça ve düzenli biçimde taşınmasını sağlayacak bir yerleşme planı hazırlayabilir. Bu plan, yüklenicilerin katkısını, sistemin yaşama geçirilmesini (çalıştırılmasını) eksik işlerin tamamlanmasını, yetkili makamların kontrol ve onaylarını, ruhsatları (kullanma izinlerini) ve malsahibi personelinin yapıya yerleşmesini kapsamalıdır.

Bir sonraki yazıda Kalite Yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002