Aşırı düşükte en sık elenme sebebi: proforma fatura

Aşırı düşük teklif açıklaması reddedilen dosyalarda sebep çoğu zaman hesap değil, belge oluyor. Bu, kendi arşivimizden çıkan bir gözlem — tahmin değil.

Kendi kayıtlarımız ne diyor

2012-2014 döneminde yürüttüğümüz 37 savunmanın sonuç tablosunu tuttuk:

Elenen 26 dosyanın 15'inde gerekçe proforma faturayla ilgiliydi: "proforma fatura", "fotokopi proforma", "proforma + stok kaydı", "proforma - marka, açıklama yok". Metraj kaynaklı elenme yalnız 2 dosyada, sebebi bilinmeyen elenme 2 dosyada.

Yani dosyaların çoğu hesap yanlış olduğu için değil, hesabın dayandığı belge kabul edilmediği için düştü.

Proformanın hangi hâli sorun çıkarıyor

Arşivdeki gerekçeler dört başlıkta toplanıyor:

1. Fotokopi ya da faksla gelen proforma. Islak imza/kaşe izlenemiyor.
2. Marka, model ve teknik açıklaması olmayan proforma. Fiyatın hangi malı karşıladığı belli değilse idare kalemi eşleştiremiyor.
3. Tek başına duran proforma. Aynı girdiyi doğrulayan ikinci bir kaynak yok; fiyat, düzenleyenin beyanından ibaret kalıyor.
4. Stok kaydı, üretim kapasitesi gibi eklerle çelişen proforma. İki belge birbirini tutmadığında ikisi de değerini kaybediyor.

Yerine ne konur

Açıklamanın omurgasını, dönemi belli resmî rayiç ve birim fiyatlara oturtmak en dayanıklı yol. ÇŞB birim fiyat ve rayiç listeleri, kamu kurumlarının yayımladığı fiyatlar, üretici fiyat listeleri — bunlar üçüncü kişinin beyanına değil, yayımlanmış bir kaynağa dayanır.

Proforma gerekiyorsa şu üçü aynı anda sağlanmalı: ıslak imzalı asıl nüsha, malın markası ve teknik tanımı, ve aynı girdiyi doğrulayan ikinci bir dayanak (rayiç, katalog fiyatı, önceki sözleşme).

Rayiç aramak için: ücretsiz rayiç ve birim fiyat arama.

Dosyayı hangi sırayla kurmalı

Açıklamanın adım adım nasıl kurulduğunu ayrı yazıda anlattık: Aşırı düşük teklif açıklaması nasıl hazırlanır?

Bir noktayı tekrar edelim: yukarıdaki sayılar bizim dosyalarımızın sonucudur, sektör ortalaması değildir. Mevzuat da o günden bu yana değişti. Değişmeyen tek şey, tek belgeye yaslanan açıklamanın kırılgan kalması.

İki emsal: doğru kurulan proforma ayakta kalır

Arşivimizden iki KİK kararı, proforma/fiyat teklifiyle açıklamanın savunulabilir tarafını gösteriyor:

• Set hâlinde düzenleme iddiası tutmadı — Bahçelievler Belediyesi

ihalesinde (İKN 2013/109630) rakip, özel imalat pozlarının proforma faturayla geçiştirildiğini ileri sürdü; incelemede açıklamanın alt analizleriyle birlikte analize dayandığı, nakliyenin ayrıca gösterildiği ve proforma tutarlarının mevzuata uygun düzenlendiği görüldü — başvuru reddedildi (KİK 2014/UY.II-2663, 23.07.2014).

• Analiz + asgari ücret + makul metraj üçlüsü — bir yapım ihalesinde (İKN

2013/117574) açıklama ÇŞB analizleriyle uyumlu kuruldu, işçilik tam o günkü saatlik asgari ücretten yazıldı, metraj farkları %5'in altında kaldı; Kurul açıklamayı mevzuata uygun buldu (KİK 2014/UY.I-561, 27.01.2014).

Ders iki yönlü: proforma tek başına kırılgandır, ama analiz omurgasına bağlanır, nakliyesi gösterilir ve tabanları (asgari ücret, makul metraj) korunursa itiraza da dayanır.